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Mission générale :
L'agent administratif accueille tous visiteurs de l'Accueil de Jour et de la Plateforme de répit. Il effectue des travaux de secrétariat et le suivi administratif des personnes accueillies et des proches aidants.
Activités principales et secondaires :
a) Accueil :
- Accueillir les usagers, les familles, les intervenants, les partenaires, des visiteurs et toute personne se présentant à l'accueil :
- Recueillir les informations utiles pour répondre aux demandes,
- Orienter, conseiller, écouter,
- Réceptionner des livraisons diverses,
- Réceptionner et analyser les appels téléphoniques pour renseigner, filtrer, orienter, transmettre les messages,
- Prendre connaissance des transmissions des équipes,
- Gérer le courrier en lien avec la direction et les services,
- Faire visiter l'accueil de jour à la demande d'une personne accueillie potentielle et/ou de sa famille,
b) Secrétariat :
- Envoyer un mailing annuel aux adhérents et effectuer la relance des cotisations,
- Elaborer et envoyer le planning d'activités aux aidants et aux partenaires mailing et postal
- Assurer la tenue du registre des entrées et des sorties des personnes accueillies,
- Établir les effectifs journaliers des personnes accueillies sur un planning hebdomadaire pour la restauration,
- Rédaction et affichage des menus,
- Gérer les fournitures de bureau,
- Gérer une caisse réservée à diverses dépenses et encaissements (sorties, achats de petit matériel, fond de caisse ADJ, fond de caisse secrétariat, )
- Mettre à jour le site Internet de l'accueil de jour,
- Mise à jour du planning des stagiaires et suivi des conventions de stage
c) Gestion administrative des personnes accueillies et des aidants :
- Gérer les dossiers de pré-admission des futures personnes accueillies (Via Trajectoire, fiche de suivi, classement et mise à jour des demandes dans l'attente d'une place)
- Gérer l'admission des personnes accueillies et des aidants : entretien administratif avec la future personne accueillie et/ou sa famille, préparer le dossier administratif, le dossier médical (logiciel TITAN, le suivi de la mise à jour des ordonnances de traitement), le contrat de séjour, remettre les documents règlementaires, informer la personne accueillie à son arrivée, les avenants au contrat, archivage
- Suivre les tableaux des indicateurs d'activités (suivi mensuel des présences) pour l'extraction et l'intégration des chiffres aux rapports d'activité.
Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 8 mois
Salaire : 1 800,00€ à 1 900,00€ par mois
Programmation :
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée
Types de primes et de gratifications :
- Primes
- Prime semestrielle
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 30/08/2023
Date de début prévue : 09/10/2023
